Les données externes de l’entreprise utiles à l’audit légal
La BI permet de récupérer des données externes à l’entreprise, telles que les relevés bancaires et les factures électroniques et les sources documentaires.
Relevés bancaires et factures électroniques
Avec le développement de la dématérialisation, de nouveaux moyens de transmission sont possibles grâce à l’identification électronique. Tout comme l’expert-comptable qui récupère les relevés bancaires électroniques de ses clients, le commissaire aux comptes peut également importer ces fichiers (via un accès autorisé par le client) afin de les intégrer dans l’outil BI. Un rapprochement entre le relevé électronique importé et la comptabilisation de la banque pourra donc être opéré dans le logiciel BI. Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, par exemple, propose également une fonctionnalité de rapprochement bancaire avancée permettant d’importer des relevés bancaires électroniques et de les rapprocher automatiquement avec des transactions bancaires.
Le même procédé peut être conduit avec la facture électronique et le bulletin électronique. Effectuer des rapprochements entre les documents (pièces justificatives) et leur traduction comptable fait partie de la mission intégrante du CAC, et encore plus si ce rapprochement peut être automatisé. Pour faciliter l’encodage des opérations au format digital, il suffit d’automatiser l’injection. Face au contexte du développement de la facture électronique, le CAC peut dans l’avenir récupérer plus facilement ces informations. En effet, l’obligation pour « les titulaires des marchés publics de transmettre aux acheteurs publics leurs factures sous format électronique » s’appliquera à toutes les entreprises à partir du 1er janvier 2020. Cette loi est en vigueur depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés. Elle sera effective en 2018 pour les ETI, en 2019 pour les PME et en 2020 pour les TPE et micro entreprises.
Aujourd’hui des fournisseurs comme CodaBox (fournisseur reconnu – certifié PEPPOL – par les autorités européennes) et Opentext, par exemple, fournissent des solutions de facturation électronique avec l’intégration de la signature électronique, via des solutions de connectivité abordables pour les PME. Afin de faciliter leur intégration, diverses solutions sont possibles : les formulaires Web ou Excel, une intégration directe au logiciel de comptabilité ou par EDI.
SOURCES
Les sources documentaires
Le schéma ci-dessus résume parfaitement le processus BI ou décisionnel. À partir des données collectées, l’utilisateur peut constater, puis comprendre ce qu’il s’est passé. Ensuite, sur cette base, il va tenter de prédire ce qu’il va se passer, à partir d’éléments prédictifs issus d’algorithmes avancés. Ensuite, compte tenu de ces éléments prédictifs, il va émettre des recommandations, pour être prospectif dans sa démarche BI.
Les études sectorielles
Des études sectorielles sont disponibles sur le Web. Le modèle Plimsoll proposé par la société Plimsoll, est un modèle financier d’évaluation des sociétés. Il met en ligne TALAT (“Take A Look At That”), un nouvel outil qui propulse l’analyse sectorielle dans le digital. Sous abonnement, TALAT, accessible sur toutes les plateformes, permet, mensuellement, à l’entreprise de se situer par rapport à son secteur d’activité, avec des messages d’alerte concernant les entreprises les plus performantes et les plus menaçantes.
Les sources statistiques
Les sources statistiques peuvent être disponibles gratuitement (ou payantes pour certaines bases) sur le web via les principaux producteurs de données statistiques :
o en France : Portail INSEE, Portail de la statistique publique française
o au niveau européen et international : Instituts nationaux de statistiques Eurostat, OCDE, United Nations Statistics Division
L’INSEE par exemple diffuse des bases de données sous plusieurs formats téléchargeables (dBase, Beyond, RDF, XML) qui peuvent être intégrées dans un outil BI. A partir de ces données, de multiples analyses peuvent être effectuées.
Des logiciels spécialisés dans l’analyse statistique offrent une gamme d’outils permettant de proposer des statistiques descriptives jusqu’aux plans d’expérience. Ces outils permettent, par exemple, de lier les analyses à une ou plusieurs sources de données en temps réel, d’élaborer des rapports interactifs avec graphiques, des cartes démographiques et des procédures statistiques, dont « l’analyse d’équivalence et les tests de non infériorité, la régression orthogonale, les cartes de contrôle d’aptitude, etc. ».
Les banques de données
Le web met à disposition, souvent gratuitement, des banques de données et des ressources électroniques. Ces ressources peuvent porter sur des articles, des références bibliographiques, des séries statistiques, des données financières, des études de secteurs. Les principaux portails de ressources électroniques et de banques de données pour les domaines économiques (tels que Ecoline, Econbiz, Intute, WebStat) permettent de fournir un répertoire gratuit de ressources documentaires.
