Les données internes de l’entreprise utiles à l’audit légal
La BI permet de récupérer des données provenant de différentes sources. L’auditeur légal a donc l’opportunité de récupérer et d’analyser des données de l’entreprise ainsi que des données externes.
Données à remettre à l’État
Parmi toutes les professions pouvant s’intéresser aux nouvelles formes de BI (professionnels du marketing, scientifiques, ingénieurs, …), les commissaires aux comptes disposent d’un atout : la quasi-totalité des données qu’ils manipulent sont normalisées, soit par les textes (PCG, IFRS, US GAAP, FEC, DSN), soit par la pratique (les fournisseurs de logiciels comptables ou d’ERP adoptent des structures conceptuelles de données similaires).
Le traitement du FEC en BI est possible, réalisable techniquement et duplicable parce que ce fichier est normé pour tous les clients soumis à l’obligation (18 colonnes obligatoires standards). Néanmoins, quelques ajustements s’avèrent nécessaires sur le FEC au départ. Par exemple, les FEC présentant une colonne pour les montants et une autre sur le sens débit-crédit doivent faire l’objet de retraitements avant l’intégration dans l’outil BI.
La DSN est également standardisée à des fins réglementaires. Son intégration dans des outils BI est réalisable mais demande un formatage spécifique des données pour qu’elles soient présentées sous forme de tables afin d’être intégrées dans un logiciel BI. En effet, le fichier .txt se présente sous la forme de deux colonnes : l’une comportant les codes, l’autre les données afférentes à chaque code. Le fait qu’un même numéro de code soit attribué à différents salariés complexifie le regroupement des informations relatives à chaque salarié. De là, il est compliqué de reconstituer les rubriques de paie pour chaque salarié. Pour pallier ce problème, il est possible de faire le traitement de données sous Excel avec une programmation VBA. Ainsi le fichier DSN classique sera transformé sous forme de table : chaque colonne aura un code unique, et chaque ligne sera une valeur unique.
Centralisées ou non par un ERP
Les données internes et les fonctions de gestion de l’entreprise centralisées ou non par un ERP ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) : de la gestion du stock à la gestion commerciale.
Pour comprendre l’étendue de la donnée disponible en entreprise, toutes les données doivent être passées en revue : de la simple saisie d’une écriture aux facturations mensuelles et inventaire permanent des stocks. L’ensemble des données émanant de l’entreprise ou reçues par l’entreprise qui produisent de l’information peuvent être exploitées en BI.
Les données sont généralement disponibles dans les tables de cumul nécessaires aux éditions (de type grand-livre dans la comptabilité, ou facture dans la chaîne achat, …) et les tables annexes (identification clients, identification fournisseurs, table des comptes…). Pour les logiciels les plus évolués, cette donnée est disponible dans des tables de cumul spécialement dédiées à l’exploitation par les logiciels de BI.
Les différences majeures des données des ERP se trouvent principalement au niveau de la conception de la comptabilité analytique et des zones libres, parce qu’elles ne sont pas normalisées. Par ailleurs, le volume de données est plus important mais il permet toujours de restituer des tables de données. Un logiciel de comptabilité est basé, par exemple, sur une structure d’environ 600 tables, un petit ERP sur 1 200 à 2 000 tables alors qu’un ERP majeur de type SAP sur 60 000 tables. Habituellement, on retrouve dans un ERP les modules de facturation, comptabilité, gestion de stock, la CRM et le personnel, qui sont finalement autant d’interfaces que de tables. Pour l’intégration de ces tables, des connecteurs directs sont proposés entre certains ERP et des outils BI, qui vont permettre à l’administrateur BI de se connecter en temps réel à l’ERP (exemple avec le connecteur entre SAP 100 et Power BI).
